Houd gegevens bij om lawaaidoofheid te voorkomen.
Accurate en volledige dossiers bijhouden is niet alleen wettelijk verplicht, het is ook in zakelijk opzicht nuttig.
Hebben we gedocumenteerd wat we hebben gedaan om lawaaidoofheid te voorkomen?
-
Werkgevers die vastleggen hoe en wanneer ze de verschillende onderdelen van een gehoorbeschermingsprogramma hebben geïmplementeerd, kunnen beter aantonen dat ze voldoen aan de richtlijn 2003/10/EG inzake fysische agentia (lawaai).
Bovendien kan de werkgever aan de hand van zorgvuldig vastgelegde gegevens het gehoor van werknemers in de loop der tijd controleren, en zo nodig gevallen van werkgerelateerde lawaaidoofheid vastleggen en/of reageren op claims tot schadevergoeding van werknemers.
Hoofdpunten
-
- Van een goede documentatie van de stappen die zijn genomen om lawaaidoofheid te voorkomen, profiteren zowel de werkgever als de werknemer die wordt blootgesteld aan lawaai.
- Volledige en nauwkeurige gegevens zijn nodig om te bepalen of het gehoorverlies arbeidsgerelateerd is.
- De richtlijn 2003/10/EG voor fysische agentia (lawaai) schrijft voor dat werkgevers de resultaten van de risicobeoordeling, metingen van de blootstelling en uitslagen van het gezondheidstoezicht vastleggen.
- Goed gegevensbeheer maakt het gemakkelijker voor de werkgever om de doeltreffendheid van het gehoorbeschermingsprogramma te evalueren.
Aan de slag met registratie
-
Stap 1. Bepaal welke gegevens worden bewaard
Sommige bedrijven archiveren standaard alle documenten, andere bedrijven bewaren alleen wat vereist is. Hoewel het veel tijd en moeite kost om alle acties vast te leggen die zijn genomen om de blootstelling van werknemers aan schadelijk lawaai te beperken, stelt dit de werkgever in staat om de doeltreffendheid aan te tonen van het programma voor gehoorbescherming als er een inspectie, audit of evaluatie van het programma wordt uitgevoerd.
-
Stap 2. Leg het proces voor registratie vast
Bedenk of u de gegevens van het gehoorbeschermingsprogramma elektronisch, op papier of beide wilt bijhouden en of de records worden opgeslagen in een centrale database of in individuele databases in iedere vestiging. Een goed gedefinieerd proces dat consistent wordt aangehouden, maakt de kans kleiner dat er gegevens ontbreken en kan bijdragen aan de bruikbaarheid van de gegevens.
-
Stap 3. Leg vast wie toegang krijgt tot de gegevens
Voor elk type informatie dat wordt opgeslagen voor het gehoorbeschermingsprogramma, moet de werkgever beslissen wie verantwoordelijk is voor het vastleggen van de gegevens, en wie toegang krijgt tot de opgeslagen gegevens. De toegang beperken tot personen die gegevens moeten controleren in het kader van beheer van het programma, verkleint de kans dat de gegevensintegriteit op de een of andere wijze gecompromitteerd raakt of dat gegevens per ongeluk worden veranderd of verwijderd.
-
Stap 4. Neem maatregelen om gegevens te beveiligen
Daar voor het gehoorbeschermingsprogramma mogelijk vertrouwelijke medische gegevens kunnen worden geregistreerd, wordt aanbevolen deze gegevens te beveiligen om de privacy van individuele werknemers te beschermen en om te waarborgen dat alleen bevoegde personen toegang krijgen tot vertrouwelijke gegevens. Bovendien kan er regelgeving inzake persoonsgegevens of medische gegevens van toepassing zijn op de opslag, toegang of overdracht van gegevens. Neem contact op met uw juridisch adviseur om volledige naleving van dergelijke wet- en regelgeving te waarborgen.
Wat is vereist?
Gegevens betreffende het gezondheidstoezicht voor de individuele werknemer moeten worden bewaard in overeenstemming met nationale wetgeving of medische regelgeving. Voorbeelden van zaken waaraan u moet denken zijn:
- Actueel overzicht van alle bestaande dossiers van gezondheidstoezicht
- Beschikbaarheid van gegevens voor referentie in de toekomst
- Waarborgen van strikte vertrouwelijkheid tussen werknemer en geneeskundige
- Toegang tot persoonlijke gegevens die op individuele werknemer betrekking hebben
Gegevenstypen die voor gehoortests moeten worden bewaard, zoals:
- Naam en classificatie van de werknemer
- Datum van het audiogram
- Naam van persoon die test heeft afgenomen
- Datum van laatste kalibratie van de audiometer
- De meest recente beoordeling van de blootstelling aan lawaai van de werknemer
- Metingen van het niveau van het achtergrondgeluid in de ruimte waar de audiometrisch tests worden afgenomen
Basisbeginselen van registratie
De voordelen die het zorgvuldig vastleggen van hun inspanningen om gehoorverlies te voorkomen, werkgevers kan opleveren, is grotendeels evenredig aan de nauwkeurigheid, volledigheid en toegankelijkheid van de documenten.
-
Nauwkeurigheid
De meeste beslissingen die worden genomen ten behoeve van het gehoorbeschermingsprogramma, zijn afhankelijk van de kwaliteit van de gegevens die de werkgever heeft vastgelegd. Als de gegevens van fouten bevatten of als er teveel variabiliteit is, kan dit gevolg hebben dat beleidsmakers gaan twijfelen aan de nauwkeurigheid van de gegevens wat het moeilijk maakt om programma vol vertrouwen te beheren. Definieer een robuust proces voor gegevensbeheer om dit te voorkomen en zie erop toe dat sleutelpersonen in het programma de regels naleven. Iedere persoon die toegang heeft tot de gegevens, moet zijn getraind in het herkennen van tekenen dat records niet nauwkeurig of onvolledig zijn. Raadpleeg uw juridisch adviseur om te waarborgen dat alle toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd met betrekking tot opslag, toegang en overdracht van persoonsgegevens en medische gegevens.
-
Volledigheid
Gegevens zijn het nuttigst alle ze volledig zijn en in de loop der tijd consistent zijn bijgehouden. Dit geldt in het bijzonder voor audiometrische testgegevens. Als uit de audiometrische gegevens blijkt dat bij een werknemer een verandering in de gehoordrempel is opgetreden, kan de werkgever nader medisch onderzoek laten uitvoeren. Ontbrekende records, onnauwkeurige of ontbrekende gegevens maken het voor de audioloog of arts zeer lastig om die beslissing te nemen en de werkgever heeft mogelijk geen andere keuze dan te veronderstellen dat het gehoorverlies arbeidsgerelateerd is.
-
Toegankelijkheid
Hoewel de beveiliging van de gegevens moet worden gegarandeerd, moeten werkgevers essentiële gegevens ter beschikking stellen aan werknemers, hun vertegenwoordigers, preventiewerknemers en inspecteurs of vertegenwoordigers van toezichthoudende instanties. Het wordt aanbevolen een systeem voor toegangsbeheer te definiëren waarbij slechts een beperkt aantal mensen direct toegang krijgt tot de gegevens en deze alleen-lezen kopieën kunnen delen met anderen die de documenten nodig hebben.
Verder dan de basis
-
Gegevens archiveren
In het algemeen worden gegevens van metingen van de blootstelling aan lawaai en resultaten van gehoortests voor onbepaalde tijd bewaard.
Overweeg andere gegevens voor dezelfde periode te bewaren, zoals gegevens over:
- Training van werknemers
- Pasvormtest voor gehoorbeschermers
- Projecten voor lawaaibeheersing
- Resultaten van otoscopisch onderzoek (indien van toepassing)
-
Vertrouwelijke medische gegevens
In nationale wetgeving is vastgelegd hoe medische gegevens moeten worden beveiligd en hoe werkgevers en zorgverleners deze vertrouwelijke medische gegevens mogen delen. Raadpleeg altijd de nationale wetgeving voor richtlijnen inzake gegevensbescherming.
Raadpleeg uw juridisch adviseur om te waarborgen dat alle toepasselijke wet- en regelgeving wordt nageleefd met betrekking tot opslag, toegang en overdracht van persoonsgegevens en medische gegevens.
Hebt u hieraan gedacht?
-
- Periodieke audits uitvoeren om hiaten in de registratie van programmagegevens op te sporen?
- Een centrale database creëren met alle documenten voor het gehoorbeschermingsprogramma van alle vestigingen zodat alle beschikbare informatie toegankelijk is voor belanghebbenden?
- Een documentbeheersysteem inrichten waarmee werknemers toegang kunnen krijgen tot belangrijke gegevens?
- Routinematig back-ups maken van audiometrische gegevens om opslag en toegankelijkheid voor lange termijn te waarborgen?
LET OP:
Deze informatie is gebaseerd op geselecteerde actuele nationale vereisten. Andere nationale of lokale vereisten kunnen verschillen. Raadpleeg altijd de gebruikersinstructies en houd u aan de nationale regelgeving. Deze website geeft een overzicht van algemene informatie en mag niet derhalve de enige basis zijn voor specifieke beslissingen. Het lezen van deze informatie is geen waarborg voor expertise op het gebied van veiligheid en gezondheid. De informatie is actueel op de datum van publicatie en eisen kunnen in de toekomst veranderen. U mag niet alleen op deze informatie vertrouwen, want bij de inhoud horen meestal ook aanvullende en/of verhelderende gegevens. Alle toepasselijke nationale wet- en regelgeving moet worden opgevolgd.
Neem contact op met uw lokale 3M kantoor voor meer informatie.
